Rotterdam Ahoy staat deze week in het teken van de Wooning Zesdaagse. Jaarlijks komen de beste baanwielrenners ter wereld bijeen voor een zesdaagse wielerstrijd. Dinsdagavond klonk het startschot voor het grootste baanwielren evenement van Nederland in de havenstad. Dat vraagt enorm veel voorbereiding van het evenemententeam: ‘’Het een kan niet zonder het ander.’’

Allereerst wordt er data op basis van voorgaande edities verzameld. Met behulp van de verzamelde data wordt er door een projectteam richting de Wooning Zesdaagse toegewerkt, aldus Ahoy-manager marketing en communicatie Suzanne van de Velde. ‘’Een eventmanager maakt een kostenoverzicht en een opbrengstenoverzicht, zodat we weten wat de kaartjes moeten gaan kosten. Verder maken we tickets aan en moet de communicatie plaatsvinden. Vervolgens worden er nieuwsbrieven gestuurd naar de mensen die bij voorgaande edities al eens aanwezig waren’’, aldus Van de Velde.

Het organiseren van de Wooning Zesdaagse blijft echter niet steken op data en tickets. ‘’Bij zo’n evenement wordt alles tot in de puntjes voorbereid. Zo heb je de marketing tot de sales en het op- en afbouwen van het evenement. Mensen die bezig zijn met zakelijke sales, wedstrijd inhoud en deelnemende renners’’, meent Nikki Leendertsen, Ahoy-persvoorlichter van de Wooning Zesdaagse. 

Helpende handen

Volgens Leendertsen werkt er een vast team aan het evenement, bestaande uit acht personen. Echter, als het gaat om het op- en afbouwen van de Wooning Zesdaagse, zijn daar meer mensen bij aanwezig. Zo stelt Van de Velde dat er zeker wel honderd werknemers bij betrokken zijn. Daar worden niet alleen medewerkers van Ahoy bij gerekend, maar ook de leveranciers, de mensen die de advertenties op de baan plakken, de lichten erin hangen en het geluid verzorgen.

‘’Deze voorbereidingen voor het evenement zijn het hele jaar in gang’’, stelt Leendertsen. ‘’Deze tijdspanne is nodig, omdat het draait om zowel het verkopen van tickets, het verkopen van zakelijke mogelijkheden en het opzetten van het hele evenement.’’ Van der Velde voegt toe: ‘’In de laatste maanden is dit niet te regelen, het is namelijk een continu proces.’’

Verantwoordelijkheid

Volgens Van der Velde zijn alle voorbereidingen die voor de Wooning Zesdaagse plaatsvinden, even belangrijk. ‘’Het een kan niet zonder het ander. Je moet baanwielrenners hebben, anders heb je geen evenement, je hebt leveranciers nodig, het projectteam enzovoort. Het is belangrijk dat iedereen zijn verantwoordelijkheid neemt in het bestand.’’